Vacature-intake

Wat is een vacature-intake?

Een vacature-intake is een gesprek dat aan de basis staat van een nieuw te schrijven vacature. Zie het als een uitgebreide analyse waarin je aangeeft naar wat voor soort kandidaat je precies op zoek bent.

De vacature-intake vindt plaats tussen de opdrachtgever (iemand die een nieuwe medewerker zoekt, jij bijvoorbeeld) en de opdrachtnemer (degene die op zoek gaat naar een geschikte medewerker). De opdrachtnemer kan bijvoorbeeld een corporate recruiter zijn of een recruiter van het uitzendbureau dat je hebt ingeschakeld. Misschien ben je zelf wel een recruiter. Om de wensen en eisen zo duidelijk mogelijk te krijgen, worden er tijdens de intake vragen gesteld. Heel veel vragen. Verderop op deze pagina vind je daar een paar voorbeelden van.

Het belang van een vacature-intake

Het vinden van een passende kandidaat begint bij een goede vacaturetekst. Die is eerlijk, concreet, wervend en kandidaatgericht. Daarmee vergroot je de kans om sollicitanten te trekken die passen bij je organisatie (hello, cultural fit) en het juiste profiel voor de functie hebben. Sowieso sta je tegenwoordig al met 1-0 voor op de concurrent als je geen oude vacature van de plank pakt, maar wat effort in je vacatures steekt. Dat is in deze krappe arbeidsmarkt niet verkeerd.

Maar eh, zie maar eens een vacature te schrijven die al die hokjes aanvinkt. Om dat voor elkaar te krijgen is een vacature-intake onmisbaar. Met de info die je tijdens zo’n gesprek geeft, wordt het makkelijker om een vacature op te stellen die een goed beeld geeft van de functie. En die ook nog eens de ideale kandidaat verleidt om te reageren.

10 vragen bij een vacature-intake

Met een vacature-intake verklein je de kans op een bad hire flink, zoveel is wel duidelijk. Maar zo’n intake heeft natuurlijk alleen nut als die de juiste info oplevert. Daarom is het belangrijk dat je op zoek gaat naar het antwoord op vragen die je écht dichter bij de ideale kandidaat brengen. We zetten 10 onmisbare vragen voor de intake van jouw vacature op een rij.

1. Hoe omschrijf je de vacature in je eigen woorden?

Probeer tijdens de vacature-intake een complexe rol zo eenvoudig mogelijk te beschrijven. Zo begrijpt straks een zo groot mogelijke groep werkzoekenden jouw vacature. Natuurlijk hoef je niet alle vaktermen te omzeilen. Die zorgen er juist voor dat je sollicitanten aantrekt die weten waar ze het over hebben.

2. Hoe wil je de vacature invullen?

Sta tijdens de intake even stil bij hoe je de vrijgekomen rol op dit moment het best kunt invullen. Wanneer er een werknemer vertrekt, is het makkelijk om deze een-op-een te vervangen met een kopie. Maar dat is niet altijd het beste voor de organisatie. Kan de functie misschien in minder tijd worden vervuld? Kan een junior bepaalde taken overnemen? En hebben toekomstplannen van de organisatie invloed op de invulling van de functie?

3. Wat is het doel van de vacature?

Met elke vacature wil je iets gedaan krijgen. Het is goed om duidelijk te hebben wat je van de nieuwe medewerker verwacht – zowel voor jezelf als voor de medewerker. Omschrijf bijvoorbeeld de KPI’s waarmee jullie werken.

4. Wie is realistisch gezien de ideale kandiaat?

Let hierbij op het woord ‘realistisch’. De kandidaat met 10 jaar werkervaring die de extracurriculaire vakken heeft gevolgd die op jouw wishlist staan, bestaat waarschijnlijk niet. Of werkt al ergens anders. Focus je tijdens de vacature-intake op de skills, diploma’s en/of werkervaring die écht belangrijk zijn. Zo word je eisenlijst korter en gerichter en maak je je vacature meteen een stuk aantrekkelijker voor werkzoekenden.

5. Waarvoor is de nieuwe medewerker verantwoordelijk?

Niet onbelangrijk: een duidelijke beschrijving van de werkzaamheden. Zorg ervoor dat het geen oneindige lijst wordt met klusjes die eens in het jaar gedaan worden, maar focus je op de belangrijke dagelijkse taken. Pak desnoods het functieprofiel erbij. Zo krijgt de sollicitant een goed beeld van een doorsnee werkdag.

6. Waarom kiest iemand voor deze vacature?

Een beetje slimme organisatie maakt een vacature zo aantrekkelijk mogelijk. Niet door te overdrijven, maar door subtiel een paar highlights uit te lichten. Noem dat toffe project waar jullie aan werken of vertel dat het hechte team al een paar jaar met plezier met elkaar samenwerkt.

7. Waarom kiest iemand voor deze organisatie?

Ga tijdens de vacature-intake ook in op wat de organisatie bijzonder maakt. Misschien is dat het kleine team dat als familie aanvoelt, of juist het jonge bedrijfs-DNA dat door de aderen van de duizenden medewerkers stroomt. Door je bedrijfscultuur al in de vacature duidelijk naar voren te laten komen, is de kans op een goede match het grootst.

8. Wat maakt het werk minder leuk?

Geen enkele baan is allemaal maar leuk. Hoewel het niet slim is om de vacature vol te zetten met de downsides van de job, is het wel slim om ze op een rij te zetten en te bespreken. Zo kun je er rekening mee houden tijdens het selectieproces. Eerlijkheid duurt immers het langst.

9. Welke projecten of uitdagingen zijn er op dit moment?

Werkt het team aan een project voor een toffe opdrachtgever? Of knallen jullie de komende maanden om ook dit jaar weer een succes te maken van de drukke kerstperiode? Bespreek het tijdens de intake van de vacature. Dit soort details maken het voor kandidaten meteen een stuk duidelijker waaraan er gewerkt wordt.

10. Hoe ziet het team eruit?

Gedetailleerde info over het team kan best wachten tot het sollicitatiegesprek. Een kort zinnetje over de teamsamenstelling daarentegen is een goede toevoeging aan de vacature. Het maakt namelijk nogal een verschil of het gaat om een functie waarin de nieuwe medewerker met één naaste collega samenwerkt of dat diegene in een groot team terechtkomt.