Vlootschouw

Vlootschouw betekenis

Een HR-vlootschouw, ook wel een personeelsschouw of talentenschouw, is een soort analyse van de medewerkers binnen je bedrijf. Met dit hulpmiddel breng je de talenten, competenties en potentie van je personeel in kaart. Voor een nog completer beeld kijk je ook naar de inzetbaarheid, want ook die is belangrijk voor je strategische personeelsplanning. De uitkomsten vergelijk je vervolgens met de kennis en vaardigheden die de organisatie nodig heeft. Zo schat je makkelijker in of je met de huidige ‘bemanning’ (je medewerkers) je doelen kunt bereiken.

En eh, die naam? Misschien had je inmiddels al in de gaten dat die uit de scheepvaart komt. Om te controleren of er geen schepen of bemanningsleden ontbraken, werd er vroeger aan het eind van elke dag een inspectie gehouden. Een vlootschouw dus. Zo zorgden de admiraals ervoor dat ze altijd klaar waren voor de strijd.

Wat is het doel van een vlootschouw?

Een HR-vlootschouw is een handig hulpmiddel voor je strategische personeelsplanning, da’s inmiddels wel duidelijk. Maar je kunt nog veel meer bereiken met een personeelsschouw. Zo bepaal je bijvoorbeeld makkelijker of …

• … een functie echt bij een medewerker past.
• … iemand genoeg bijdraagt in z’n huidige rol.
• … iemand meer of minder verantwoordelijkheden moet krijgen.
• … iemand een promotie verdient.
• … een salarisverhoging op z’n plaats is.
• … je trainingen of anderen opleidingsmogelijkheden moet aanbieden.

Vlootschouw maken

Zelf aan de slag met een vlootschouw voor je medewerkers? Dan wil je vast weten hoe je dat aanpakt. We loodsen je er in acht stappen doorheen.

1. Bepaal je doelen

Wat wil je bereiken met de vlootschouw? Probeer je bijvoorbeeld inzicht te krijgen in de talentontwikkeling, opvolgingsplanning of capaciteitsplanning? Of in specifieke vaardigheden en competenties binnen het team? Door duidelijke doelen te stellen, weet iedereen waar de focus ligt en wat er met de uitkomsten moet gebeuren.

2. Kies beoordelingscriteria

Stel ook vast waarop je medewerkers gaat beoordelen. Bijvoorbeeld op prestaties, potentieel of competenties.

3. Verzamel data

Verzamel relevante gegevens over medewerkers, zoals beoordelingen, feedback, prestatiecijfers, trainingsrapporten en eventuele ontwikkelgesprekken. Dubbelcheck of de info up-to-date en nauwkeurig is. Dat kan handmatig of bijvoorbeeld met behulp van een HR-systeem.

4. Voer beoordelingen uit

Hierbij is het vooral belangrijk dat je zo objectief mogelijk bent. Beoordeel medewerkers daarom nooit in je eentje als je een vlootschouw maakt, maar doe dit samen met andere leidinggevenden en HR-professionals. Organiseer bijvoorbeeld een groepssessie in een vertrouwelijke setting waarbij iedereen input geeft op basis van hun ervaringen en gegevens.

5. Deel medewerkers in een talentmatrix in

Vervolgens plaats je medewerkers op basis van de besproken criteria in een talentmatrix. Hiervoor heb je verschillende vlootschouw modellen, zoals de 9-box-grid of 9-box-matrix. Met deze tool deel je medewerkers op basis van hun prestaties en potentieel in negen categorieën in. Een ander veelgebruikt model is het HR3P. Het idee achter dit model is hetzelfde, alleen heeft ie maar liefst zestien vakken in plaats van negen.

6. Maak een ontwikkelplan

Alles in kaart gebracht? Dan is het tijd voor de vervolgstappen. Hoe die er precies uitzien, hangt af van je doelen. Duik bijvoorbeeld in coaching of trainingen die je medewerkers kunnen helpen groeien, of bepaal wie op termijn cruciale posities kan overnemen. Of zijn er misschien medewerkers die in een andere functie beter tot hun recht komen? Maak een concreet actieplan waarmee je aan de slag gaat.

7. Communiceer en koppel terug

Het is belangrijk dat je de betrokken medewerkers op de hoogte brengt van de resultaten. Deel daarom hun prestaties, groeikansen en eventuele ontwikkelmogelijkheden met ze. Wat voor nieuws je ook brengt, zorg ervoor dat dit gesprek motiverend en gericht op groei is.

8. Evalueer en stuur bij

Een HR-vlootschouw is geen eenmalige activiteit, maar een doorlopend proces. Evalueer daarom periodiek of de vlootschouw nog aansluit bij de doelen van de organisatie en of de ontwikkelplannen iets opleveren. Pas de personeelsschouw aan als de behoeften van de organisatie veranderen.

Vlootschouw voorbeeld

Een HR-vlootschouw kan er op verschillende manieren uitzien. Dat hangt onder andere af van het vlootschouw model dat je kiest. Om je toch een idee te geven delen we een simpel voorbeeld.

Dit vlootschouw voorbeeld beoordeelt medewerkers op prestatie en potentieel. Handig voor als je bijvoorbeeld wilt bepalen wie er klaar is voor meer verantwoordelijkheid en wie er extra training nodig heeft.

Key takeaways

• Een HR-vlootschouw is een hulpmiddel waarmee je de talenten, skills en potentie van medewerkers in kaart brengt.
• Je kunt een vlootschouw gebruiken voor je strategische personeelsplanning, om in te schatten of iemand op z’n plek zit en of ie promotie of salarisverhoging verdient.
• Bepaal eerst je doelen en beoordelingscriteria als je een vlootschouw gaat maken. Verzamel vervolgens data en voer gezamenlijk beoordelingen uit.
• Deel medewerkers in een talentmatrix in, zoals de 9-box-grid of het HR3P-model. Maak op basis daarvan een ontwikkelplan.
• Deel tot slot de uitkomsten met de betrokken medewerkers en evalueer de vlootschouw doorlopend.
• Gebruik ons vlootschouw voorbeeld ter inspiratie of als basis voor je eigen personeelsschouw.