Pre-employment screening

Wat is pre-employment screening?

Een pre-employment screening is een achtergrondcheck waarmee je onderzoekt of een potentiële werknemer betrouwbaar is. Je wilt er natuurlijk zeker van zijn dat je geen mensen binnenhaalt die misschien gevaarlijk zijn voor je bedrijf. Belangrijk is dat je bij een PES-screening alleen gegevens checkt van een sollicitant die betrekking hebben op de uitvoering van de functie. Met andere woorden: het gaat om informatie die relevant is voor de baan. Zo is het nodig om een VOG aan te vragen voor een leraar, maar is het wat overdreven om de nieuwe afwasser zo grondig te checken.

Een pre-employment screening lijkt op een antecedentenonderzoek. Er is veel overlap tussen deze screenings en daarom worden de termen vaak door elkaar gebruikt. In de praktijk gaat een antecedentenonderzoek een stuk dieper dan een gewone pre-employment screening. Dit onderzoek omvat bijvoorbeeld ook een duik in het (eventuele) criminele verleden van de sollicitant en maakt het mogelijk om te checken of iemand schulden heeft.

Goed om te weten: je kunt als bedrijf zelf een PES-screening uitvoeren, maar je kunt dit ook laten doen door een onderzoeksbedrijf of kiezen voor een geautomatiseerde screening door middel van een tool. Dat scheelt je een hoop tijd en gedoe en zo weet je zeker dat het onderzoek wordt uitgevoerd volgens de geldende wetten en regels.

Waarom pre-employment screening?

De screening van sollicitanten heeft als doel om iemand te vinden die goed bij je organisatie past. Waar je een cv checkt om de kandidaat te vinden die de beste skills heeft voor de job, doe je een pre-employment screening om te ontdekken of een kandidaat wel eerlijk is. Het komt namelijk voor dat sollicitanten dat niet zijn. Een net wat verfraaid cv is relatief onschuldig, maar het gebeurt bijvoorbeeld ook dat kandidaten liegen over beroepskwalificaties. Zit je straks met een nieuwe zorgmedewerker die eigenlijk helemaal geen diploma heeft. Om dat te voorkomen is het slim om toekomstig personeel te screenen.

Regels pre-employment screening

Aan de screening van (toekomstig) personeel zijn de nodige regels verbonden. Zo moet je rekening houden met de privacywet AVG en heb je een informatieplicht en verificatieplicht. Wat houdt dit allemaal in?

Informatieplicht

Je bent verplicht om een sollicitant vooraf te laten weten dat je een pre-employment screening gaat uitvoeren. Vertel wat je precies gaat onderzoeken en waarom. Ook deel je na afronding de resultaten van het onderzoek met de kandidaat.

Verificatieplicht

Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van een werknemer te controleren voordat je diegene aanneemt. Aan de hand van een ID- of paspoortcheck kijk je of mensen wel echt zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Je bent ook verplicht om een scan van dit document te maken en deze op te slaan. Dit heet de verificatieplicht of identificatieplicht. Een identiteitscontrole is dus een standaard onderdeel van de pre-employment screening.

Privacy bij screening

Het is ook belangrijk dat je je aan de wettelijke privacyregels voor screening houdt. Zo heb je een zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’ nodig om de PES-screening uit te mogen voeren. Dat houdt in dat je de informatie echt moet weten om vast te kunnen stellen of een kandidaat de functie goed kan uitvoeren.

Daarnaast moet de screening noodzakelijk zijn. Kun je de informatie ook met een minder ingrijpend middel achterhalen? Dan mag je de gekozen onderzoeksmethode niet gebruiken. Je mag bij een pre-employment screening alleen informatie opvragen die je echt nodig hebt. Het is belangrijk dat je de gegevens goed beveiligt en niet langer bewaart dan nodig is. Het is uiteraard niet de bedoeling dat je de gegevens voor een ander doel gebruikt.

Onderdelen PES-screening

Je weet nu wat een pre-employment screening is en wanneer je zo’n screening mag uitvoeren. Maar misschien is het je nog niet helemaal duidelijk wát je precies allemaal kunt onderzoeken en op welke manier. Daarom zetten we een paar veelvoorkomende vormen van pre-employment screening voor je op een rij. Dubbelcheck voordat je aan de screening begint goed of deze noodzakelijk is voor de functie. Voor veel banen is een standaard identiteitscontrole namelijk voldoende.

Diplomacheck

Natuurlijk wil je dat de nieuwe juf of meester van groep 4 een onderwijsbevoegdheid op zak heeft. En je moet er niet aan denken dat patiënten straks een verpleegkundige zonder diploma aan hun bed hebben staan. In dit soort gevallen is een diplomacheck verstandig. Hiervoor vraag je de sollicitant om een digitaal uittreksel van het betreffende diploma uit het diplomaregister. Zo weet je meteen zeker of het diploma ook echt op naam van de sollicitant staat.

Referenties nagaan

Referenties opvragen is dé manier om de werkervaring van een sollicitant te checken. Heeft de kandidaat wel echt vier jaar bij dat ene bedrijf gewerkt zoals op het cv staat? En klopt het dat de sollicitant het laatste jaar een leidinggevende rol had? Met deze vorm van pre-employment screening kom je meteen wat te weten over de sterke en zwakke punten van de kandidaat. Vraag voordat je de telefoon oppakt natuurlijk wel even toestemming aan de sollicitant, zodat je je netjes aan de privacyregels houdt.

VOG-screening

Voor sommige beroepen is een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) verplicht. Denk aan leraar, gastouder en taxichauffeur. Bij een VOG-screening wordt er gekeken naar strafbare feiten uit het verleden die in strijd zijn met de functie. Je kunt zelf een VOG aanvragen als werkgever voor je (toekomstige) werknemer. Is er voor de functie diepgaander onderzoek nodig naar het eventuele criminele verleden van een sollicitant? Dat is alleen mogelijk met een antecedentenonderzoek. Je kunt dan bijvoorbeeld via het frauderegister nagaan of iemand fraude heeft gepleegd.

Social media check

Het is heel verleidelijk om op internet nog wat extra informatie over de sollicitant op te zoeken. Een rondje langs de profielen van een sollicitant op sociale media als Instagram, Facebook en LinkedIn levert vaak een boel berichten en foto’s op, misschien wel inclusief party pics. Vermakelijk? Zeker. Maar eigenlijk niet zo chic en wettelijk gezien ook helemaal niet toegestaan. Tenzij je de sollicitant vooraf om toestemming vraagt en achteraf samen bespreekt wat je hebt bekeken. Think twice dus, voordat je aan zo’n socialmediacheck begint.

Pre-employment screening negatief: wat nu?

Je hoopt het natuurlijk niet, maar het kan dat de pre-employment screening negatief uitpakt. Oops. En dan? Je kunt een sollicitant altijd nog afwijzen. Het is wel slim om er samen over in gesprek te gaan. Als het gaat om een uitgebreide PES-screening ben je sowieso verplicht om de uitkomsten met de sollicitant te delen. Misschien ontdek je zo wel dat iemand een goede verklaring heeft voor de fout uit het verleden die jij op het spoor bent gekomen. Door erover te praten heeft de sollicitant de kans uit te leggen hoe het zit en heb jij met een beetje mazzel tóch een geschikte medewerker gevonden.