Verzuimgesprek

Wat is een verzuimgesprek?

Een verzuimgesprek is een gesprek waarin jij en je medewerker praten over ziekteverzuim. Da’s belangrijk, want zo ontdek je misschien de achterliggende redenen. Wie weet is een medewerker helemaal niet ziek, maar voelt diegene zich niet fijn in het team of is er sprake van pestgedrag of discriminatie op de werkvloer. Dat wil je als werkgever natuurlijk aanpakken.

Een verzuimgesprek voeren heeft nog meer voordelen, bijvoorbeeld:

• een snellere re-integratie van de medewerker;
• onterechte ziekmeldingen voorkomen;
• toekomstig verzuim verminderen of voorkomen;
• jij en de medewerker blijven op de hoogte van elkaars situatie;
• de drempel om terug te keren wordt lager voor de medewerker.

Soorten verzuimgesprekken

Je wilt waarschijnlijk niet uitgebreid in gesprek met elke medewerker die een dag of twee met koorts op bed ligt. Snappen we best. Maar wanneer voer je een verzuimgesprek dan wel?

• Eerste verzuimgesprek. Eigenlijk is een telefonische ziekmelding al een verzuimgesprek. Daarin bespreek je de situatie van de medewerker, eventuele afspraken die gezet moeten worden en de vervolgstappen.
• Evaluatiegesprek tijdens ziekteperiode. Is een medewerker voor lange tijd ziek? Dan moet je eens in de zes weken in gesprek. Dat doe je in overleg met de bedrijfsarts.
• Terugkeergesprek. Als je werknemer na een tijd ziek zijn weer terugkeert, bespreek je samen welke begeleiding nodig is, welke taken (nog) niet opgepakt kunnen worden en hoe de gezondheid op dit moment is.
• Frequent verzuimgesprek. Dit gesprek voer je niet als een medewerker langdurig ziek is, maar als diegene zich heel vaak voor een korte periode ziek meldt. Het doel van een frequent verzuimgesprek is om langdurig ziekteverzuim in de toekomst te voorkomen.

Tips voor tijdens het verzuimgesprek

Een (frequent) verzuimgesprek voeren kan lastig zijn. Een goede voorbereiding is daarom het halve werk. Hoe je dit aanpakt, is afhankelijk van het doel van het verzuimgesprek. We geven je één voor één tips.

Eerste verzuimgesprek tips

• Luister ten eerste goed naar de medewerker, en toon begrip.
• Let op: een werknemer is niet verplicht om precies te vertellen wat er aan de hand is, en je mag daar als werkgever ook niet naar vragen volgens de AVG.
• Vertelt een medewerker dit uit zichzelf? Dan mag je dit niet delen met het team.
• Een medewerker moet wél medische informatie aan de bedrijfsarts doorgeven. Wanneer dit gebeurt, lees je in de Wet verbetering poortwachter.
• Spreek af hoe en wanneer jullie weer contact hebben over de ziekmelding.

Evaluatiegesprek tijdens ziekteperiode tips

• Overleg en bereid het verzuimgesprek goed voor met de bedrijfsarts. Zo weet je welke eisen en vragen je wel en niet mag stellen aan je medewerker.
• Wees je bewust van het verschil in machtspositie; jij bent de werkgever, en je werknemer is langdurig ziek. Je kunt je dan vast voorstellen dat je medewerker nerveus is voor dit gesprek.
• Stel het doel van ieder gesprek vast. Wat wil je weten en wat wil je bereiken?
• Verplaats je goed in de situatie, wensen en behoeften van de medewerker.
• Let op non-verbale communicatie, zowel vanuit jou als vanuit je medewerker. Zie je bijvoorbeeld dat diegene wegkijkt of de stem verheft? Benoem dit en vraag hoe het komt.
• Geef de werknemer ruimte om te reageren, check of jullie elkaar goed begrijpen en sluit het gesprek netjes af.

Terugkeergesprek tips

• Bespreek samen hoe de gezondheidssituatie van de medewerker op dit moment is. Is diegene volledig of gedeeltelijk hersteld?
• Vertel welke veranderingen er zijn op de werkvloer, bijvoorbeeld nieuwe collega’s of nieuwe manieren van werken.
• Stel vast welke taken de werknemer oppakt en welke nog niet.
• Bekijk samen of er andere aanpassingen in de werkzaamheden of de werkplek nodig zijn.
• Vraag in welke vorm de medewerker begeleiding nodig heeft.
• Maak een vervolgafspraak om samen te checken hoe het gaat.

Frequent ziekteverzuim gesprek tips

• Zorg ervoor dat je van tevoren precies weet wanneer de medewerker ziek is geweest en hoe lang elke ziekmelding duurde.
• Val de medewerker niet aan, maar spreek je zorgen uit. (Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je vaker dan gemiddeld ziek bent, en daardoor maak ik me zorgen. In dit gesprek wil ik er graag samen achter komen en wat we hieraan kunnen doen.” Veroordeel niet.
• Probeer tijdens het verzuimgesprek de oorzaken van het frequent verzuim te achterhalen. Maar let op: je mag hier niet direct naar vragen.
• Vraag aan de medewerker hoe diegene denkt dat het frequente verzuim verholpen kan worden.
• Stel eventueel voor of de medewerker aanpassingen in het werk nodig heeft.
• Maak afspraken en leg deze schriftelijk vast.
• Maak ook een vervolgafspraak om de voortgang te checken.

Voorbeeld vragen verzuimgesprek

Inspiratie nodig voor de vragen die je tijdens een verzuimgesprek kunt stellen? We’ve got you.

Vragen eerste verzuimgesprek

• Kunnen we aanpassingen doen waardoor je toch aan het werk kunt?
• Wil je eventueel een halve dag werken vandaag?
• Kun je inschatten hoelang je afwezig zult zijn?
• Hoe kan ik je bereiken?
• Wil je aan het einde van de dag laten weten hoe het dan met je gaat?

Vragen evaluatiegesprek tijdens ziekteperiode

• Hoe gaat het nu met je?
• Is er iets veranderd sinds ons laatste verzuimgesprek? Zo ja, wat?
• Wat zijn jouw verwachtingen voor de korte en lange termijn?
• Wat heb je op dit moment nodig en van wie?

Vragen terugkeergesprek

• Hoe gaat het nu? Ben je gedeeltelijk of volledig hersteld?
• Welke aanpassingen zijn er nodig zodat je comfortabel aan het werk kunt?
• Wat heb je nodig om je werk goed te kunnen doen?
• Heb je extra begeleiding nodig? Zo ja, in welke vorm?

Vragen frequent verzuimgesprek

• Wat vind je van de frequentie van jouw verzuim in het afgelopen jaar?
• Heb je het nog naar je zin op het werk?
• Zit je op je plek in het team?
• Vind je je functie uitdagend genoeg?
• Hoe is je werk-privébalans?
• Krijg je wel eens reacties vanuit collega’s over je ziekmeldingen? Zo ja, wat zijn die reacties en begrijp je ze?
• Wat of wie heb jij nodig om het frequente verzuim te verminderen?
• Welke stappen kun je zelf zetten?

 

Key takeaways

• In een verzuimgesprek praten jij en je werknemer over het verzuim van diegene.
• Er zijn ruwweg vier soorten verzuimgesprekken: een ziekmelding, evaluatiegesprek tijdens ziekte, terugkeergesprek en frequent verzuimgesprek.
• Het is belangrijk om een verzuimgesprek goed voor te bereiden en vast vragen op te schrijven. In ons artikel vind je per verzuimgesprek een aantal voorbeeldvragen.
• Je mag nooit direct vragen naar de reden voor het verzuim van je medewerker.