Thuiswerkovereenkomst

Wat is een thuiswerkovereenkomst?

Een thuiswerkovereenkomst is een document dat je opstelt als aanvulling op een arbeidsovereenkomst. Hierin maak je afspraken met een werknemer over thuiswerken. Zo’n overeenkomst is alleen nodig als je medewerker regelmatig of structureel vanuit huis werkt. In een thuiswerkovereenkomst kun je afspraken kwijt die voor slechts één of enkele medewerkers gelden. Bijvoorbeeld over de beschikbaarheid, manier van communiceren of omschrijving van taken tijdens het thuiswerken. Algemene afspraken, regels en tips zet je in je thuiswerkbeleid.

Is een thuiswerkovereenkomst verplicht?

Good to know: een thuiswerkovereenkomst is in de meeste gevallen niet verplicht. Behalve wanneer je je medewerkers een belastingvrije vergoeding wilt uitkeren om bijvoorbeeld de thuiswerkplek mee in te richten. Ook in andere situaties kiezen veel werkgevers ervoor om aanvullende afspraken op papier te zetten, bijvoorbeeld over de apparatuur die ze beschikbaar stellen.

Een thuiswerkovereenkomst is alleen de moeite waard als je medewerker regelmatig thuiswerkt. Bij incidenteel thuiswerken heb je genoeg aan de afspraken in de arbeidsovereenkomst en een eventueel thuiswerkbeleid. Werkt je medewerker structureel vanuit huis? Daarvoor is (alleen) een thuiswerkovereenkomst niet voldoende. Over telewerken of remote werken maak je afspraken in het arbeidscontract.

Waarom een thuiswerkovereenkomst opstellen?

Je bent dus niet verplicht om een thuiswerkovereenkomst op te stellen, maar het is wel slim om het toch te doen. Waarom?

• Het zorgt voor duidelijkheid, en dus voor minder vragen, discussies en gedoe.
• Juridisch gezien zijn zowel je bedrijf als je medewerker met een thuiswerkovereenkomst beter beschermd dan bij mondelinge afspraken.
• Je laat hiermee nog maar eens zien dat je een professionele en toegewijde werkgever bent die een gestructureerde werkomgeving belangrijk vindt.
• Deze overeenkomst zorgt voor een transparantere werkrelatie. Dat kan bijdragen aan de betrokkenheid en loyaliteit van je werknemers.

Thuiswerkovereenkomst voorbeeld

Er zijn geen regels over wat er in een thuiswerkovereenkomst moet staan. Bedenk zelf welke dingen je belangrijk vindt om af te stemmen met je medewerkers. Inspiratie nodig? Hebben we voor je. We bespreken een paar veelvoorkomende onderwerpen met daarbij kant-en-klare stukjes tekst die je zo kunt opnemen in je model thuiswerkovereenkomst. Of pas ze naar eigen smaak aan, natuurlijk.

Twijfel je wat er precies in jouw thuiswerkovereenkomst moet staan? Vraag advies aan een echte juridische expert, zoals advocaat of jurist.

Werkdagen en -tijden

In bijna elke thuiswerkovereenkomst staat wel iets over de dagen en tijden waarop medewerkers thuiswerken. Afhankelijk van het beleid van jouw organisatie, leg je bijvoorbeeld vaste thuiswerkdagen vast of spreken jullie af hoe en wanneer een medewerker thuiswerkdagen aan je doorgeeft. Bijvoorbeeld zo:

1. Werkdagen:

• De werknemer zal regulier thuiswerken op maandag, donderdag en vrijdag van elke werkweek.
• Dinsdag en woensdag worden beschouwd als optionele thuiswerkdagen, afhankelijk van de bedrijfsbehoeften en in overleg met de leidinggevende.

2. Werkuren:

• De werknemer zal beschikbaar zijn voor werkzaamheden van 9:00 uur tot 17:00 uur op de vastgestelde werkdagen.
• Er kan flexibiliteit worden geboden in de werktijden binnen een marge van uren, rekening houdend met de bedrijfsbehoeften en na voorafgaande goedkeuring van de leidinggevende.

3. Pauzes en rusttijden:

• De werknemer heeft recht op een lunchpauze van 60 minuten tijdens de werkdag.
• Korte pauzes van 10-15 minuten worden toegestaan gedurende de dag volgens persoonlijke behoeften, maar niet tijdens cruciale werkperioden.

4. Communicatie over afwezigheid:

• De werknemer zal eventuele afwezigheid of wijzigingen in werkdagen/tijden onmiddellijk communiceren met de leidinggevende via e-mail of telefoon, volgens de vastgestelde procedures.

5. Aanpassing van werktijden:

• Eventuele aanpassingen in werkdagen en werktijden dienen schriftelijk te worden aangevraagd en goedgekeurd door de leidinggevende voorafgaand aan de implementatie.

Bereikbaarheid

Ook heel belangrijk: hoe en wanneer moet je medewerker bereikbaar zijn tijdens het thuiswerken?

1. Communicatiekanalen:

• De werknemer zal bereikbaar zijn via de volgende communicatiekanalen tijdens de afgesproken werktijden: e-mail op werkdagen en mobiele telefoon voor urgente werkgerelateerde zaken.
• Overige communicatiekanalen kunnen worden vastgesteld in overleg met de leidinggevende.

2. Responsiviteit:

• De werknemer zal tijdig reageren op binnenkomende communicatie, waarbij een reactietijd van maximaal [aantal] uur wordt nagestreefd voor reguliere werkgerelateerde berichten.

3. Beschikbaarheid buiten werktijden:

• De werknemer is niet verplicht om buiten de vastgestelde werktijden bereikbaar te zijn, tenzij anders overeengekomen voor specifieke situaties of in geval van noodgevallen.

4. Afwezigheid en out-of-office meldingen:

• Bij langdurige afwezigheid of tijdens vakantie zal de werknemer een out-of-office melding instellen met informatie over zijn/haar afwezigheid en alternatieve contactgegevens indien nodig.

5. Overleg en updates:

• De werknemer zal regelmatig overleg plegen met het team/leidinggevende en updates verstrekken over de voortgang van projecten volgens de bedrijfsrichtlijnen.

6. Goedkeuring en ondertekening:

• Deze afspraken worden bekrachtigd na akkoord van beide partijen en zullen van kracht zijn vanaf de ondertekeningsdatum.

Bedrijfseigendommen

Geef je je medewerker apparatuur in bruikleen voor het thuiswerken? Het is slim om op papier te zetten om welke apparatuur het gaat en dat je de spullen weer in goede staat terug wilt zien.

1. Werkgever voorziet werknemer van een aantal bedrijfseigendommen, gezamenlijk aangeduid als "de bedrijfseigendommen", om het mogelijk te maken om ergonomisch verantwoord thuis te werken. Werkgever biedt hiervoor de volgende bedrijfseigendommen aan:

• een bureau ter waarde van €___
• een ergonomisch verantwoorde stoel ter waarde van €___
• een muis ter waarde van €___
• een toetsenbord ter waarde van €___
• een bureaulamp ter waarde van €___
• een laptophouder ter waarde van €___

__________________________________________

• Totaal €___

2. De bedrijfseigendommen blijven eigendom van de werkgever. Als de werknemer binnen vijf jaar na ontvangst van de bedrijfseigendommen de organisatie van de werkgever verlaat, moet de werknemer de bedrijfseigendommen in goede staat aan de werkgever retourneren. Als de werknemer hier niet aan voldoet, is de werknemer verplicht een vergoeding te betalen aan de werkgever. Deze vergoeding wordt door de werkgever bepaald op een redelijke en billijke wijze.

3. De werkgever heeft het recht om deze vergoeding te verrekenen met eventuele openstaande bedragen die zij aan de werknemer verschuldigd is op basis van de eindafrekening.

Andere onderwerpen die mogelijk een plek verdienen in de thuiswerkovereenkomst zijn arbo en ergonomie, geheimhouding en bescherming persoonsgegevens en intellectuele eigendomsrechten. Het is ook gebruikelijk om een eenzijdig wijzigingsbeding en overige bepalingen in de overeenkomst op te nemen. Natuurlijk mogen ook de definities, aan aanvang en beëindiging van de overeenkomst én een handtekening van beide partijen niet ontbreken.

Key takeaways

• Een thuiswerkovereenkomst is een aanvullend document op een arbeidsovereenkomst. Hierin zet je regels, verplichtingen en voorwaarden over thuiswerken voor een individuele medewerker.
• Je bent niet verplicht om deze overeenkomst op te stellen. Behalve als je je medewerker een onbelaste vergoeding wilt geven om bijvoorbeeld de thuiswerkplek mee in te richten.
• Je kiest zelf wat je in dit document zet. Check onze voorbeeld thuiswerkovereenkomst voor inspiratie.