Verbeterplan

Wat is een verbetertraject?

Even een stap terug, want om de ins en outs van een verbeterplan te snappen moet je eerst een helder antwoord hebben op de vraag: ‘Wat is een verbetertraject?’. In een verbetertraject krijgen medewerkers de kans, tijd en hulp om hun functioneren te verbeteren. Sinds 2015 is het verplicht om zo’n verbetertraject aan te gaan met medewerkers die niet naar behoren functioneren.

Wat is een verbeterplan?

Je raadt het nu misschien al: een verbetertraject verloopt aan de hand van een verbeterplan. Hierin beschrijf je concreet het probleem, de verwachtingen en de stappen die je werknemer gaat zetten. Dit verbeterplan heb je later nodig als je de medewerker helaas toch wilt ontslaan. Je bewijst hier namelijk mee dat je er alles aan hebt gedaan om je medewerker goed aan het werk te krijgen.

Wanneer ga je een verbetertraject aan?

Een verbeteringstraject is niet meteen de oplossing als het minder goed gaat tussen jou en je medewerker. Eerst ga je het gesprek aan met je werknemer. Bijvoorbeeld als diegene de targets al een tijdje niet behaalt of een ongeïnteresseerde houding toont. In het meest ideale geval is zo’n gesprek al genoeg voor de medewerker om het functioneren te verbeteren. Blijft de situatie aanhouden en zie je geen verbetering? Of wil de medewerker je niet tegemoetkomen? Dan stel je voor om een verbetertraject aan te gaan en een verbeterplan voor je werknemer op te stellen.

Stel jezelf de volgende vragen als je twijfelt of een verbetertraject opzetten de beste stap is:

• Is er een structureel probleem dat steeds terugkeert? Als het om enkele, losstaande situaties gaat, is een verbetertraject vaak niet nodig.
• Heb je al actie ondernomen om de situatie te verbeteren? Denk aan extra training aanbieden of aanpassingen maken in het werk. Als dit niet werkt, is een verbeterplan maken een logische volgende stap.

Verbeterplan voorbereiden

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: voordat je begint met een verbeterplan schrijven moet je al genoeg gesprekken met je medewerker hebben gevoerd. Een verbetertraject mag namelijk niet zomaar uit de lucht vallen. Vertel het dus ook aan je werknemer als je overweegt een traject op te zetten en ga er samen over in gesprek. Dan weet je meteen hoe diegene daarover denkt. Onthoud: jij en de medewerker zijn samen verantwoordelijk voor het verbeterplan en verbetertraject, niet alleen jij.

Verbeterplan opstellen

Hoewel de verantwoordelijkheid bij jou en de medewerker ligt, ben jij als werkgever wel degene die de afspraken zwart-op-wit zet. Klinkt intimiderend, zo’n verbeterplan schrijven? No worries, het valt reuze mee. De gouden tip: houd het concreet, realistisch en begrijpelijk. Zorg er verder voor dat de volgende onderdelen erin staan:

• beschrijving van het probleem;
• omschrijving van de verwachtingen;
• plan van aanpak, waarin staat hoe de medewerker zich gaat verbeteren;
• duidelijke planning met tijdlijn;
• gevolgen wanneer de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet.

Beschrijving van het probleem

In het eerste deel van het verbeterplan beschrijf je de punten waarop de medewerker volgens jou niet goed functioneert. Doe dit concreet, specifiek en meetbaar. Als je het te vaag houdt, is het lastig om te zien of de medewerker zich verbetert. Schrijf dus niet: ‘De medewerker haalt de targets niet.’ Maar: ‘Over de afgelopen 6 maanden haalde de medewerker gemiddeld 60% van de targets.’ Is het gedrag van je medewerker het problemen? Beschrijf dan alleen gedrag dat je echt hebt gezien, en maak geen aannames. ‘De medewerker weigert meerdere malen mee te werken aan aanpassingen in het werk.’ is bijvoorbeeld beter dan ‘De medewerker heeft een ongeïnteresseerde houding en is niet betrokken bij het werk.’

Omschrijving van de verwachtingen

De verwachtingen formuleer je net zo concreet als de problemen. Dat kun je bijvoorbeeld doen door SMART-doelen te gebruiken. Of door ongewenst gedrag tegenover gewenst gedrag te zetten. Bijvoorbeeld: ‘medewerker laat zich leiden door anderen’ vs. ‘medewerker komt uit eigen initiatief met inzichten en oplossingen’.

Plan van aanpak

Het plan van aanpak in het verbeterplan is misschien wel het belangrijkste onderdeel. Hierin staat concreet hoe de medewerker van A (het probleem) naar B (de verwachtingen) gaat. Je maakt dus als het ware een stappenplan om de situatie van je medewerker te verbeteren. Beschrijf ook welke hulpmiddelen diegene nodig heeft bij elke stap en hoe en wanneer jullie de voortgang evalueren.

Concrete planning

Bij het plan van aanpak hoort een duidelijke tijdlijn. Noteer dus wanneer jij en je medewerker evaluatiemomenten hebben en wanneer je werknemer aan welk doel werkt.

Beschrijving van de gevolgen

In het verbeterplan van je medewerker moet duidelijk staan wat de gevolgen zijn als een werknemer zich niet aan het plan houdt of na afloop van het verbetertraject niet aan de verwachten voldoet. Bijvoorbeeld herplaatsing in een andere functie of het beëindigen van het dienstverband.

Verbeterplan werknemer voorbeeld

Je weet nu wat erin moet staan, maar het is vast fijn om een voorbeeld van een verbeterplan te zien. Dat hebben we voor je geregeld. Check ons verbeterplan format om deze zelf from scratch in te vullen. Pak ons verbeterplan voorbeeld erbij als houvast en inspiratie.

Tips en valkuilen verbetertraject medewerker

Je speelt als werkgever een grote rol in het verbetertraject van je werknemer. Om een verstoorde arbeidsrelatie te voorkomen, wil je alles natuurlijk in goede banen leiden. Houd daarom het volgende in je achterhoofd:

• Again: maak het verbeterplan van je werknemer zo helder mogelijk. Als je wilt dat het traject slaagt, is het namelijk cruciaal dat een medewerker goed weet aan welke verwachtingen die moet voldoen. Blijf dus ver weg van algemene omschrijvingen en subjectieve aannames.
• Check het verbeterplan zorgvuldig met je medewerker voordat je ‘m inzet. Begrijpt diegene het volledig? Heeft je werknemer aanvullingen of wil die iets aanpassen? Jij zet de basis, maar zorg ervoor dat jullie er beiden achter staan.
• Ervaart je medewerker belemmeringen? Vraag hiernaar en bespreek samen hoe jullie dit kunnen oplossen.
• Heb vertrouwen in de medewerker, motiveer diegene en ontwikkel een positieve houding. Als je van tevoren al denkt dat een verbeterplan geen zin heeft, voelt de medewerker dit ook.
• Blijf zo objectief mogelijk tijdens het verbetertraject. Vind je dat lastig? Of is er al sprake van een verstoorde arbeidsrelatie? Dan is het geen slecht idee om te kijken naar een externe coach of begeleider.
• Zet niet te veel druk op de medewerker en stel realistische doelen. Tijdens een verbeteringstraject heeft diegene vooral rust en vertrouwen nodig. En da’s nogal lastig als je als werkgever blijft hameren op verbetering.

Key takeaways

• In een verbetertraject krijgt een disfunctionerende medewerker de kans, tijd en ruimte om de situatie te verbeteren.
• Een verbeteringstraject verloopt aan de hand van een verbeterplan, dat jij als werkgever bespreekt met de medewerker.
• Je start een verbetertraject pas als je al meerdere gesprekken met een medewerker hebt gehad, maar er nog steeds geen verbetering is.
• Een verbeterplan moet zo concreet, helder en specifiek mogelijk zijn.
• In een verbeterplan staan het probleem, de verwachtingen, het plan van aanpak, een tijdsplanning en mogelijke gevolgen.
• Blijf goed overleggen en inchecken met je medewerker tijdens het verbetertraject.