Klokkenluiders

Wat zijn klokkenluiders?

Klokkenluiders zijn werknemers binnen je bedrijf die illegale activiteiten of misstanden rapporteren. Dit wordt ook wel whistleblowing genoemd. Het is net wat anders dan een normale melding van iets maken. Bij klokkenluiden gaat het namelijk om heftige situaties, zoals vermoedens van witwassen, fraude of gevaar voor de volksgezondheid. Klokkenluiden gaat voor werknemers dan ook vaak gepaard met risico's, zoals benadeling door de werkgever. Daarom moet je klokkenluiders beschermen tegen deze nadelen.

Wet bescherming klokkenluiders

Gelukkig zijn er klokkenluidersregelingen die whistleblowers beschermen tegen de nadelen. Die staan in de Wet bescherming klokkenluiders, de opvolger van de Wet Huis voor de klokkenluiders. Daarin vind je een aantal regels waar je als werkgever aan moet voldoen. Die gelden voor jou als je meer dan 50 medewerkers in dienst hebt of als je onder de financiële sector valt.

Hoe deze wet klokkenluiders beschermt? Met onder andere het benadelingsverbod. Dat betekent dat een klokkenluider op geen enkele manier te maken mag krijgen met nadelige gevolgen, zoals ontslag of schorsing. Ervaart de medewerker wel dit soort dingen? Dan moet jij als werkgever daar onderzoek naar doen en tonen of die nadelen wel of niet door de melding komen. Bewijslast, heet dat. Als laatste moet jij als werkgever de whistleblower beschermen als de misstand openbaar wordt gemaakt. Je houdt de identiteit van je whistleblower strikt geheim en verschijnt zelf voor de pers, als dat nodig is.

Klokkenluidersrichtlijn

In de klokkenluiderswet staan een aantal richtlijnen die je moet volgen, zodat je je in ieder geval aan de wet houdt. Ook heb je dankzij deze richtlijnen een goede procedure waar je klokkenluiders ook iets mee kunnen. Aanschouw, vers geplukt van de website van Huis voor Klokkenluiders:

1. Een meldkanaal inrichten

Volgens de klokkenluidersregeling ben je verplicht om een meldkanaal te openen. Da's simpel gezegd een plek waar de meldingen van whistleblowers terechtkomen. Het is dan aan de afdeling of persoon die de meldingen ontvangt om ze te behandelen. Degene die de meldingen afhandelt, moet hiertoe gekwalificeerd zijn. Ook moet diegene een geheimpje kunnen bewaren. Ssh.

2. Wat klokkenluiders kunnen melden

Het Huis van de Klokkenluiders heeft een duidelijke lijst van alle misstanden die gemeld kunnen worden. Het gaat daarbij niet om conflicten tussen collega's, maar meer om situaties die nadelig zijn voor de gezondheid van medewerkers, de samenleving en het milieu. Een aantal onderwerpen zijn:

• consumentenbescherming;
• dierengezondheid en -welzijn;
• fraude;
• overheidsopdrachten;
• productveiligheid;
• stralingsbescherming;
• veiligheid van levensmiddelen en producten;
• volksgezondheid;
• voorkomen van terrorismefinanciering;
• witwassen van geld.

En ga zo maar door. De complete lijst staat op de website van Huis voor Klokkenluiders.

3. Wie er kan melden

Eigenlijk kan iedereen die bij of met je werkt(e) een melding maken. Vaste werknemers, uitzendkrachten, zzp'ers, ex-medewerkers, vakantiekrachten, en ga zo maar door. Maar ook leveranciers, aandeelhouders en onderaannemers die zaken doen met jouw organisatie kunnen meldingen maken. Zij worden ook automatisch beschermd door de klokkenluiderswet.

4. Het melden zelf

Komt er een melding van een klokkenluider binnen op het meldkanaal? Dan is het aan jou (of eigenlijk: de beheerder van het meldkanaal) om de melding te registreren. De volledige melding moet schriftelijk of mondeling vastgelegd worden, zoals met een spraakbericht of e-mail. Vergeet bij een mondelinge melding niet om de toestemming van de klokkenluider te vragen en sla de gegevens nooit langer op dan nodig. Anders ga je zelf de mist in.

De klokkenluider kan ook naar een externe autoriteit stappen met de melding. Het is namelijk niet verplicht om eerst intern te melden. Gaat het bijvoorbeeld om een inbreuk op de privacy van medewerkers? Dan kan de whistleblower ook naar de Autoriteit Persoonsgegevens stappen. In de klokkenluiderswetgeving staan nog meer van dit soort voorbeelden. Het Huis van Klokkenluiders kan je hierbij ook de juiste richting in wijzen.

5. Wat te doen bij een melding

Zodra je een melding ontvangt van een klokkenluider, moet je binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging sturen. Informeer daarna binnen 3 maanden de klokkenluider over wat je met de melding hebt gedaan. De gegevens en informatie die je tijdens dit hele proces krijgt, moet je veilig volgens de Algemene verordering gegevensbescherming behandelen. Want tja, een privacybreuk is het laatste wat je op je bord wilt krijgen.

6. Hoe je meldprocedure eruit moet zien

Alleen een meldkanaal inrichten is niet voldoende. Je moet je medewerkers vertellen over de meldprocedure en ze bewust maken dat de procedure bestaat. Hier vertel je in detail over, zodat de werknemers weten wat hun rechten en plichten zijn. Informeer ook over de volgende punten:

• hoe je omgaat met de melding;
• bij wie klokkenluiders kunnen aankloppen;
• fraude;
• de manieren waarop een medewerker melding kan doen: mondeling en/of schriftelijk;
• of een klokkenluider eerst in vertrouwen met een adviseur kan praten;
• voor welke misstanden medewerkers een melding kunnen maken;
• de periode voor de ontvangstbevestiging en opvolging.

Heb je een klokkenluidersregeling voorbeeld nodig? Kijk dan op de website van Huis van Klokkenluiders of bezoek deze pagina van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Meer info nodig?

Pfoe, heftig onderwerp is het zeker, dat whistleblowing. Maar dit zijn toch dingen waar jij als werkgever op moet letten. Wil je meer weten over arbeidsverhoudingen, zoals hoe je een officiële waarschuwing geeft of arbeidsconflicten oplost? Je leest het allemaal in onze shiny recruitment guide.