Bijna iedereen gebruikt ze, maar de vraag is waarom. To-dolijstjes zijn in de praktijk niet echt behulpzaam bij het managen van je tijd en bezorgen je vooral veel stress. Lees hier hoe je het beter kunt aanpakken.
Van de veelgebruikte Post-it’s op je computerscherm tot complete Excel-sheets; bijna twee derde van alle professionals gebruikt in een of andere vorm to-dolijstjes.
Maar uit onderzoek blijkt dat ruim 41 procent van alle punten op al die lijsten uiteindelijk nooit wordt uitgevoerd.
Toppers doen het zonder lijstjes
Ondanks hun populariteit zijn to-dolijstjes niet alleen minder effectief dan vaak gedacht, ze kunnen zelfs een regelrechte hindernis vormen om je doelen te bereiken, aldus Kevin Kruse, auteur van ’15 Secrets Successful People Know about Time Management’.
Zoals Kruse het zelf zegt: “Denk je nu echt dat Richard Branson en Bill Gates ellenlange to-dolijsten schrijven en hun prioriteiten indelen onder A1, A2, B1, B2, enzovoorts? To-dolijsten zijn het kerkhof waar belangrijke taken komen om te sterven.”
In zijn onderzoek naar de geheimen van productiviteit en timemanagement interviewde Kruse meer dan tweehonderd miljardairs, olympisch kampioenen, academici en topondernemers, en vroeg hun hoe ze hun tijd effectief managen.
Niemand van de ondervraagden werkte met een to-dolijst. Dat is niet zo vreemd, want to-dolijstjes hebben drie grote nadelen:
Nadeel 1: ze houden geen rekening met de tijdsfactor
Wanneer je een lange lijst met taken voor je neus krijgt, is de eerste reactie om je te richten op kleinere klusjes die je sneller kunt afvinken. Met als gevolg dat grotere projecten die meer tijd in beslag nemen, blijven liggen.
Nadeel 2: ze maken geen onderscheid tussen urgent en onbelangrijk
Een to-dolijstje maakt geen onderscheid tussen welke taken van belang zijn voor de langere termijn en welke behoren tot de categorie ‘dagelijkse brandjes blussen’.
De impuls van de meeste mensen is om zich te richten op die laatste categorie en de echt belangrijke dingen te vergeten.
Nadeel 3: ze veroorzaken stress
To-dolijstjes zijn een belangrijke oorzaak van het zogeheten Zeigarnik-effect, waarbij je gedachten overheerst worden door alle klussen die je nog niet hebt afgemaakt.
Het gevolg: onrust, concentratieproblemen en slapeloze nachten.
GOOI JE TO-DOLIJST BIJ HET OUD PAPIER
Werk voortaan niet meer met lijstjes, maar met je agenda als blauwdruk voor je dagindeling. Gebruik daarbij de volgende drie methoden voor maximale effectiviteit:
Methode 1: reserveer tijdvakken voor je belangrijkste taken
Laat je agenda niet lukraak opvullen met ieder verzoek dat je binnenkrijgt. Zet voor jezelf op een rij wat je belangrijkste prioriteiten zijn, reserveer hier tijd voor in je agenda en houd je daaraan.
Maak bijvoorbeeld iedere ochtend twee uur vrij om te werken aan een strategisch plan of andere grote klussen die echt het verschil maken voor jou en je team. Zet je e-mail uit en je telefoon op stil, zodat je ongestoord kunt doorwerken.
Reserveer ook tijdsblokken voor andere dingen die voor jou van belang zijn, zoals fitness, of een avondje met je partner. Zo weet je zeker dat het lukt om er daadwerkelijk tijd voor vrij te maken.
Methode 2: denk in tijdsblokken van vijftien minuten
De meeste (digitale) agenda’s gebruiken bij het aanmaken van nieuwe afspraken standaardeenheden van dertig minuten.
Pas dit aan naar eenheden van vijftien minuten en houd bij hoeveel van die tijdseenheden je daadwerkelijk besteedt aan een klus. Je zult merken dat je ineens veel meer taken afgerond krijgt op een dag.
Methode 3: plan ook zo veel mogelijk ‘losse’ werkzaamheden in
Check jij (net als het gros van de werkende mensen) om de paar minuten je e-mail? Stop daar onmiddellijk mee. Plan in plaats daarvan drie momenten per dag om je e-mail te lezen en te beantwoorden.
Plak ook geen briefjes met terugbelverzoeken op je monitor, maar prik iedere middag een vast moment om telefoontjes af te handelen.
Op deze manier voorkom je dat al die losse belletjes en berichten jou iedere keer uit je workflow halen, zodat je minder stress hebt en ook nog eens meer gedaan krijgt.
Tot slot: houd ruimte voor het onverwachte
Zelfs de beste planning is waardeloos als je geen ruimte hebt om in te spelen op onverwachte ontwikkelingen. Plan daarom altijd wat buffertijd in voor een lunch die uitloopt, of een presentatie waar je net iets meer werk aan hebt dan gedacht.
Op die manier hoef je niet in paniek te raken als dingen anders lopen dan verwacht, en kun je ontspannen, helder en creatief blijven denken en handelen.
Bron: Fastcompany.com
