Voor Project De Speeldoos zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris die per direct beschikbaar is voor 24 uur per week. In deze rol ondersteun je de projectleider bij het beheersbaar houden van het project en zorg je voor een solide projectstructuur. Je bent verantwoordelijk voor diverse administratieve, organisatorische en procesmatige werkzaamheden en speelt een belangrijke rol in de communicatie en het stakeholdermanagement.
Taken en verantwoordelijkheden
Als Projectsecretaris ben je verantwoordelijk voor:
· Het beheersbaar houden van het project
o Opstellen en bewaken van de procesplanning, zodat deadlines worden gehaald en het project op schema blijft.
o Opzetten en implementeren van een gestructureerde projectaanpak die bijdraagt aan een efficiënte uitvoering.
· Communicatie en stakeholdermanagement
· Onderhouden van contacten met interne en externe belanghebbenden.
· Coördineren van de communicatie binnen het projectteam en richting betrokken partijen.
· Contractmanagement
o Beheren van het projectdossier en de bijbehorende documentatie.
o Zorgen voor een correcte afhandeling en archivering van contracten en andere belangrijke projectdocumenten.
o Zorgen voor een goed georganiseerde projectadministratie en documentatie.
o Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten, notuleren en opvolgen van actiepunten.
Gevraagde competenties en ervaring
Wij zoeken een kandidaat met de volgende kwalificaties:
Een bouwkundige achtergrond en ervaring met projectmatig werken.
HBO en/of WO werk- en denkniveau, met 3 tot 5 jaar relevante werkervaring.
Politiek-bestuurlijke sensitiviteit, stressbestendig en het vermogen om effectief te opereren in een complexe omgeving met diverse belangen.