De opdrachtnemer levert in een periode van zes maanden een uit verschillende elementen bestaande training, waaronder klassikaal en op individuele basis. Dit bestaat uit twee groepsgerichte workshops en zes individuele, ad hoc trainingen. Hierbij voorziet de opdrachtnemer het projectteam Inrichten record management MS Teams van kennis en vaardigheden op het gebied van het inrichten van Microsoft 365 (M365). De inrichting heeft betrekking op het voldoen aan de Archiefwet, aanpalende normen en Rijksbrede kaders ten aanzien van informatiebeheer en betreft onderwerpen als metadata en bewaartermijnen. De opdrachtnemer maakt in zijn workshops en trainingen gebruik van bestaande best practices van vergelijkbare, Archiefplichtige organisaties, zoals de Belastingdienst en Sociale Verzekeringsbank. De nadruk ligt hierbij op wat er kan in M365, zodat een beter beeld ontstaat van wat daarin wel of juist niet haalbaar is. In de trainingen wordt de koppeling gelegd tussen de vereisten van de Archiefwet en het technisch beheer van M365, de beheerprocessen die hiervoor nodig zijn en welke rollen daarbij horen. Deze workshops en trainingen zorgen ervoor dat het projectteam Inrichten record management MS Teams in staat is de basis goed neer te zetten op het gebied van record management en document management in M365. Tot slot behandelt de trainer in zijn workshops en trainingen de scenario's die na livegang bestaan om stapsgewijs meer compliant te zijn met de Archiefwet en gaat hij in op positionering van M365 ten opzichte van gerelateerde applicaties binnen het applicatielandschap van RWS, zoals andere documentmanagementsystemen en de recordmanagementapplicatie.
Op grond van deze opdrachtbeschrijving bepaalt de opdrachtnemer zelf hoe de workshops en trainingen zullen worden voorbereid en uitgevoerd. Vanuit Rijkswaterstaat vinden geen instructies en toezicht plaats over/op de manier waarop de opdrachtnemer de afgesproken resultaten behaalt.
Resultaat opdracht
Bij afronding van de opdracht hebben er twee groepsgerichte workshops en zes individuele, ad hoc trainingen plaatsgevonden. Na deze workshops en trainingen heeft het projectteam Inrichten record management MS Teams inzicht in hoe op een veilige en toegankelijke wijze informatie kan worden gearchiveerd in een Microsoft 365-(M365-)omgeving. Concreet houdt dit in dat het projectteam Inrichten record management MS Teams na afronding van de workshops en trainingen:
- gedegen kennis heeft van de mogelijkheden die M365 biedt om compliant te zijn aan de Archiefwet, waaronder archivering voor SharePoint Online met retentielabels.
- over actuele kennis beschikt van hoe in M365 de basis wordt ingericht op het gebied van record management en document management.
- onderbouwd besluiten kan nemen over de inrichting in M365 en het beheer daarvan.
- voldoende handvatten heeft om het inrichtingsplan voor de implementatie van record management in M365 kritisch te kunnen reviewen.
- een goed beeld heeft van hoe rollen voor functioneel/technisch
- en informatiebeheer kunnen worden ingericht in M365.
- de koppeling kan leggen tussen de vereisten van de archiefwettelijke kaders en overwegingen bij archivering en het functioneel/technisch
- en informatiebeheer van M365.
- een beter begrip heeft van hoe M365 kan worden gepositioneerd in het applicatielandschap van RWS.
Leiding en toezicht
Er is geen sprake van leiding en toezicht: de opdrachtgever bepaalt alleen het 'wat'; de opdrachtnemer bepaal het 'hoe'.
Harde eisen (must haves)
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 10 jaren kennis van en werkervaring met record management en document management binnen M365
Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een masteropleiding op WO-niveau (Drs. Of MSc).
Wensen (nice to haves)
Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met de inrichting van record management en document management in M365 in vergelijkbare, Archiefplichtige organisaties, waarvan minimaal één grote uitvoeringsorganisatie
Mate waarin de kandidaat de koppeling kan leggen tussen de vereisten van de archiefwettelijke kaders en overwegingen bij archivering en het functioneel/technisch- en informatiebeheer van M365.
Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
Vind je deze vacature interessant en denk je dat deze bij jou past? Voordat je solliciteert, willen we je graag uitnodigen om aandacht te besteden aan de volgende punten. Door deze goed in acht te nemen, vergroot je je kans om verder te komen in de selectie.
CV en motivatiebrief : We ontvangen graag een CV waarin duidelijk wordt aangegeven dat je voldoet aan de harde eisen van de functie en zo goed mogelijk aan de wensen. Zorg ervoor dat dit ook goed naar voren komt in je motivatiebrief. Vergeet deze ook niet toe te voegen samen met je CV.
Taal van de documenten: Beide documenten, je CV en motivatiebrief, dienen in het Nederlands te zijn.
Reactietijd is cruciaal: Hoewel we werken met deadlines, kan het zijn dat het project eerder wordt afgesloten. We raden je aan om snel te reageren om je kansen niet te missen.