Word managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag

Wat ga je doen?

Waar ga je aan de slag? 
Als managementondersteuner bij de Rijksoverheid in Den Haag ga je aan de slag bij het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je komt te werken op de afdeling ESG en (IMH). Cluster Exportcontrole en Strategische Goederen (ESG) Controle op de export van strategische goederen, met name goederen voor tweeërlei gebruik, gericht op kansen voor het innovatieve en hightech bedrijfsleven en een veilige wereld. Het IMH secretariaat van de directie Internationale Marktordening en Handelspolitiek bestaat uit in
totaal 3 medewerkers, waarvan 1 directie-managementondersteuner. Zij coördineert ook de werkzaamheden op het secretariaat. De managementondersteuners van IMH vormen een belangrijk onderdeel van het team en vervullen een spilfunctie in de directie. IMH steunt en vertrouwt in hoge mate op de professionaliteit, flexibiliteit, loyaliteit en discretie van het secretariaat.

Wat ga je precies doen? 
In deze veelzijdige rol ondersteun je het hoofd van het ESG Cluster en het ESG-team van de Directie Internationale Marktordening en Handelspolitiek (IMH). Je taken zijn onder andere:

• Ondersteuning van het hoofd: Actief anticiperen op hun behoeften en verzoeken
• Agendabeheer, het maken van afspraken, voortgang, bewaken van lopende afspraken, plannen van reguliere staven
• Vergaderingen organiseren: plannen van interne en externe vergaderingen; reserveren van vergaderfaciliteiten (ICT, videoconferenties, catering), aanmelden en ophalen van bezoekers
• Dienstreizen: Aanvragen van dienstreizen voor afdelingshoofden en medewerkers, inclusief visumaanvragen
• Telefoon- en e-mailbeheer: Afhandelen van inkomende; beheer van de IMH Dienstpostbus (roulatiedienst) en het correct doorsturen van binnengekomen mail
• Post- en documentbeheer:. Beheer poststroom in 247 Plaza: prioriteit, voortgang, procedurele correctheid; post halen/brieven verzenden
• Correspondentie: behandelen van uitnodigingen en afhandelen van routinematige correspondentie
• Declaraties en verzuimadministratie: Afhandelen van reis- en overige declaraties en administratie van ziek- en betermeldingen
• Ondersteuning bij evenementen: Ondersteuning en aanwezigheid bij organisatie van seminars, verzorgen, naamborden/badges, registratielijsten, samenstellen/bijhouden
• Netwerkbeheer: Bouwen en onderhouden van contacten met secretariaten binnen en buiten BZ

Wat wij bieden

• Een goed salaris in schaal 6, bruto maandloon obv 36 uur, € 2866,- t/m € 3564,-;
• Volledige ov reiskosten vergoeding;
• Een baan waar je zsm kan starten voor 1 jaar, met optie op verlenging;
• Toegang tot de YC skills;
• Een baan van 36 uur per week;
• Werkervaring bij de Rijksoverheid!

Solliciteren

Ben jij de perfecte kandidaat voor deze vacature en voldoe je aan de eisen? Klik dan op de knop 'Solliciteer direct!' en we nemen zo snel mogelijk contact met je op!

Extra informatie

Status

Open

Opleidingsniveaus

MBO, HBO, Universiteit

Plaats

Den Haag

Werkuren per week

36

Dienstverbanden

Fulltime (startersfunctie)

Salarisindicatie

Tussen €2.866 en €3.564 Per maand

Verantwoordelijk voor

agendabeheer, het maken van afspraken, voortgang bewaken van lopende afspraken, plannen van reguliere staven

Gepubliceerd op

20-01-2025