Allround Programma-Assistent - Impuls Open Leermateriaal in Zoetermeer

Inleiding

Goed onderwijs legt de basis voor leven, leren en werken en daagt leerlingen en studenten uit om het beste uit zichzelf te halen. Dat vraagt om onderwijs dat inspeelt op sociale, economische en technologische ontwikkelingen. Kennisnet ondersteunt scholen bij een professionele inzet van ICT. Kennisnet zorgt ervoor dat technologie wordt benut om de kwaliteit en toegankelijkheid van het onderwijs te verbeteren en veiligheids- en ICT-risico's te beheersen.

Vanuit drie elkaar aanvullende rollen draagt Kennisnet bij aan goed en veilig gebruik van ICT in het onderwijs:

• Expert en gids voor scholen en besturen die keuzes moeten maken over de inzet van ICT; 
• Ontwikkelaar en dienstverlener van publieke ict-voorzieningen; 
• Keten- en sectorarchitect van de (sectorale en bovensectorale) ict-infrastructuur in het onderwijs.

Kennisnet is penvoerder van het programma Digitaal Veilig Funderend Onderwijs en Impuls Open Leermateriaal. In deze meerjarige programma's wordt met diverse projectpartners samengewerkt in het publieke onderwijs domein

Omschrijving van de opdracht

Als allround programma-assistent bij Impuls Open Leermateriaal (0,8 fte) speel je een cruciale rol in het ondersteunen van alle verschillende operationele aspecten van het programma. Je dagen zijn gevuld met:

• Het inplannen van (online) afspraken;
• Overige taken m.b.t. Agenda-management;
• Administratieve werkzaamheden zoals aanmaken van inkooporders en het bijhouden van deelnemerslijsten voor bijeenkomsten.

Je bent in staat om zelfstandig je eigen werk te organiseren en te prioriteren, je bent kwaliteitsgericht, hebt oog voor details en weet je collega's positief te verrassen door ze net een stapje voor te zijn en ze te ontzorgen. Dit laatste is erg belangrijk; je moet er glimmende ogen van krijgen om anderen door jouw werkzaamheden te faciliteren en je zet daarvoor graag proactief de extra stap: 'Zal ik het even voor je doen?' Je schrikt niet van hectiek en je floreert in je rol als betrouwbare steun en toeverlaat. Ook heb je gevoel voor omgaan met stakeholders in je communicatie. 

De taken en verantwoordelijkheden zijn in grote lijnen:

•  Administratieve Ondersteuning:
  • Beheren van de programma-administratie en uitzetten van (terugkerende) programma-activiteiten, inclusief het bijhouden en ordenen van documenten;
  • Voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten, en (laten) opvolgen van actiepunten;
  • Het ondersteunen bij de organisatie van interne en externe evenementen, inclusief het aanmaken van inkooporders, uitsturen van uitnodigingen, opstellen en bijhouden van deelnemerslijsten, naambadges voorbereiden en eventuele aanwezigheid en ondersteuning tijdens de uitvoering van het event.
• Communicatie en correspondentie:
  • Het plannen, (taalkundig) controleren en verzenden van interne en externe communicatie zoals e-mails, nieuwsbrieven en presentaties, in afstemming met betrokken collega's;
  • Verbinden van stakeholders aan de juiste collega's en desgewenst voorzien van gevraagde informatie.
• Rapportage en Analyse:
  • Verzamelen van gegevens voor voortgangsrapportages en evaluaties en ophalen bij sleutelpersonen binnen het programma;
  • Fine-tuning en controleren van rapportages en presentaties.
• Informatiebeheer:
  • Bijhouden van relevante documentatie en archieven. Het beheren van de Teams-omgevingen, inclusief het bijhouden van de documenten en de regie voeren op de mappenstructuur;
  • Zorgen voor een gestructureerde en toegankelijke opslag van informatie in de Teams-omgevingen;
  • Administratieve ondersteuning bij wervings- en onboardingsprocessen;
  • Verantwoordelijk voor de map met inwerkdocumenten en zorgen voor beschrijven en uitvoeren van processen rondom onboarding.
• Ondersteuning van Teamleden:
  • Assisteren van collega's bij ad-hoc taken en project gerelateerde activiteiten;
  • Bijdragen aan een positieve en samenwerkingsgerichte werkomgeving;
  • Collega's ondersteunen bij vragen en hen voorzien van de juiste informatie.

6 maanden | 32 uur per week | 0,89 fte

Eisen:

• Minimaal een MBO opleiding passend bij deze rol en meerjarige ervaring als ondersteuner in een complexe omgeving met veel hoogopgeleide, ambitieuze kenniswerkers;
• Bekwaamheid in het gebruik van Microsoft Office; zoals ervaring in Teams- en Sharepoint-omgevingen;
• Beschikbaar voor de wekelijkse samenwerkdag op dinsdag in Zoetermeer en de overige dagen werken vanuit huis / eigen werkplek.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.