Duur: in eerste instantie een half jaar
Start: 1 december 2024 of 1 januari 2025
Aantal uur per week variërend van 16 tot 24 uur per week (met een piekbelasting rondom de tweejaarlijkse vergaderingen van het Algemeen Bestuur eind januari en eind juni)
Je werkt veel thuis
Thuisbasis is gemeentehuis van Heemstede waar je werkt met 2 - 5 collega's per keer
Wat ga je doen als management assistent?
Als management assistent ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan
administratieve en secretariële taken. In deze veelzijdige rol draag je bij aan een
efficiënte en georganiseerde bedrijfsvoering en zorg je ervoor dat administratieve
processen soepel verlopen.
Je taken bestaan onder andere uit:
-
Het voorbereiden van (bestuurlijke) vergaderingen, notuleren en het bewaken van
de daaruit voortkomende actiepunten en planning. Het archiveren van stukken en
Het inrichten en verbeteren van de administratieve processen.
-
Het beheren van verschillende agenda's, het plannen van afspraken en het bieden
van administratieve en secretariële ondersteuning aan diverse overlegstructuren.
-
Het reserveren van locaties en vergaderruimtes, het optreden als gastvrouw en
het verzorgen van ondersteunende organisatorische en facilitaire werkzaamheden.
-
Het scouten van locaties en realiseren van creatieve invulling van RIJK-brede
bijeenkomsten.
-
Het controleren van inkoop- en debiteurfacturen, het bewaken van
betalingsprocessen en het doorzetten van acties naar collega's.
Het archiveren van stukken, het maken van overzichten en het verzamelen van stukken ten behoeve van audits.
-
Het beantwoorden van 1e lijns P&O vragen en 2e lijns vraagstukken doorzetten
naar collega's.
Het bewaken van de planning van de gesprekscyclus en opleidingen, het administratief en secretarieel begeleiden van het in- en uitstroomproces en het verwerken van verzuimmeldingen.
-
Het inventariseren, verzamelen en ordenen van informatie voor rapportages, het
opstellen van opleggers
Functie-eisen:
HBO-niveau en minimaal 5 jaar ervaring als management assistent.
-
Ervaring met het ondersteunen van bestuurlijk overleg van een coöperatie,
stichting of gemeenschappelijke regeling.
-
Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om te schakelen met
verschillende gesprekspartners.
Organisatiesensitiviteit, nauwkeurigheid en resultaatgerichtheid.
Zelfstandig kunnen werken, plannen en organiseren en het overzicht behouden.
Initiatiefrijk en integer.
Je vindt het leuk om nieuwe ideeën aan te dragen.