Management assistent Openbare Orde en Veiligheid in Utrecht

De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:

• Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de
• ondersteuning van de directeur Veiligheid;
• Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;

De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer. In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.

Je taken zijn:

• Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.
• Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
• Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
• Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. Vergaderstukken in IBABS plaatsen).
• Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.
• Samen met je collega's zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent;
• Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemenMUIS/SAP.

10 maanden - 12 tot 32 uur - 0.33 tot 0.89 FTE

• Een goede beheersing van de Nederlandse taal is een vereiste

• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding in secretariele richting;
• Je hebt minimaal 5 jaar, maar bij voorkeur meer dan 7 jaar ervaring als management assistent
• Je hebt minimaal 4 jaar ervaring als management assistent in een zeer dynamische omgeving (waarin je stressbestendig moest zijn, snel moest schakelen).
• Je hebt ervaring opgedaan bij een Openbare Orde en Veiligheid - afdeling.

Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.