Binnen team Documentair Informatie Beheer(DIB) ga je als informatiebeheerder aan de slag met de registratie van centraal binnenkomende informatiestromen (o.a. Post en e-mail), zodanig dat de archivering bij de start al goed geborgd is en de zaken/documenten aan het juiste zaaktype en daarmee de juiste (groep) medewerkers gekoppeld worden.
De werkzaamheden betreffen o.a.:
Selecteren ingekomen post en e-mail;
Registreren van nieuwe zaken;
Registreren van aanvullende documenten bij een zaak;
Beheren van de algemene email van de gemeente Zutphen en registreren wat nodig is;
Versturen ontvangstbevestigingen;
Ondersteunen waar nodig bij het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het digitale archief binnen informatiesystemen, zoals bijv. Controle juist gebruik van zaaktypen, controle volledigheid etc.;
Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen;
Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen;
Beantwoording van vragen uit de organisatie over digitaal archiveren of het terugvinden van informatie in digitale archieven in informatiesystemen;
Proactief geven van informatie, uitleg/instructie en ondersteuning aan gebruikers omtrent digitale archivering in informatiesystemen;
Begeleiden van medewerkers in digitaal archiveren in informatiesystemen.
Verantwoordelijkheden.
Je bent mede verantwoordelijk voor het registratieproces van binnen komende informatiestromen zoals email en fysieke post in ons zaaksysteem.
3 maanden - 28 uur per week - 0,77 fte
Dutch native or near native
- Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO-opleiding, SOD1 of LARM;
- Je beschikt over ruime kennis en ervaring met het registreren van post/email e.d. Binnen gemeentelijke processen van informatiestroming in een zaaksysteem, (kennis van zaaksysteem.nl(xxllnc)) is een pré;
- Aantoonbaar minimaal 3 jaar ervaring als informatiebeheerder/medewerker DIV bij voorkeur bij een gemeente;
- Motivatiebrief: De mate waarin je in teamverband kunt werken en daarbij met je competenties en voldoende inhoudelijke kennis een meerwaarde bent.
Herken jij jezelf in dit profiel? Solliciteer dan direct! We streven ernaar om binnen één werkdag contact met je op te nemen.