Toen ik in 2008 YoungCapital binnenliep, werkten er 50 mensen. In tien jaar tijd kwamen daar ruim duizend collega’s bij en de laatste jaren zijn we stabiel rond de 1300 man. Door de grootte van het bedrijf dreven afdelingen in eilandjes uiteen, wat frustratie opleverde. Gelukkig hebben we een manier gevonden om de eilandcultuur te doorbreken. En die is simpeler dan je denkt. 

Als ik vroeger een vraag had, wist ik de eerste jaren altijd precies wie ik moest bellen: Jenneke van de loonadministratie, bijvoorbeeld. Maar YoungCapital groeide en Jennekes rol groeide mee (en hoe!). Ik kon haar niet meer met goed fatsoen voor elk wissewasje bellen. En ik kende niet meer iedereen. 

Het lijkt hier wel een gemeenteloket

YoungCapital sloeg aan het professionaliseren. De stafafdelingen op het hoofdkantoor, die onze recruiters ondersteunen, kregen een gezamenlijk e-mailadres die centraal beheerd werd. Je belde niet meer, maar moest een mailtje sturen naar een onpersoonlijk adres, zoals marketing@youngcapital of finance@youngcapital. Het voelde soms alsof ik aanklopte bij een gemeenteloket. 

Afdelingen trokken zich terug op hun eigen eiland en dreven langzaam uit elkaar. Elk eiland ontwikkelde een eigen perspectief en eigen belangen. We begrepen elkaar niet goed meer, zagen elkaars toegevoegde waarde niet meer.

Vooral het heen en weer gemail leidde tot frustratie. Recruiters klaagden dat ze niet snel genoeg geholpen werden en staf klaagde dat ze dezelfde dingen steeds opnieuw moest uitleggen. Ik veranderde in een drammer die net zo lang doorduwde tot-ie zijn zin kreeg. Wel effectief, maar niet chic en niet wie ik wilde zijn. 

Wat kan ik zelf doen? 

Nou heb ik in de loop der jaren geleerd dat je zelf moet beginnen als je wilt dat er iets verandert. Dus heb ik me kritisch afgevraagd: wat is mijn rol in dit geheel? Wat kan ik zelf doen om de samenwerking te verbeteren? Dat leidde tot twee inzichten: 

• Het is mijn taak als directeur om ondersteunende afdelingen te betrekken bij de doelstellingen waarvoor wij staan opgesteld. Ik moet helder kunnen communiceren waar we naartoe willen, wat daarvoor nodig is en hoe iedere afdeling bijdraagt aan een stukje van die puzzel.

• De persoonlijke benadering ligt mij veel beter dan de loketjes. Daarom heb ik bij elke stafafdeling gevraagd of er iemand is die bij mij in het projectteam wil komen. Net zoals ik vroeger Jenneke van de loonadministratie had, heb ik nu Danique van marketing, Nora van IT, Peter van finance, Marjet van HR en Ivana van PD. (En natuurlijk meer persoonlijke gezichten op wie ik kan rekenen.)

Samen bouwen 

Ik trek deze mensen lekker dicht bij me. Neem ze mee in de doelen die we nastreven en wie op welke manier kan bijdragen. We hebben samen een projectkalender opgesteld, stemmen prioriteiten af en plannen regelmatig feedbackmomenten om waardevolle input vanuit elk ‘eiland’ te delen. 

Daarnaast investeren we ook veel in onze persoonlijke band, met borrels, uitjes en koffiemomentjes. De band tussen ons gaat inmiddels veel verder dan alleen inhoud. We weten ook van elkaar welke interesses en ambities iemand heeft en wat er privé speelt. Het kost even tijd om in zo’n relatie te investeren, maar het is altijd de moeite waard. (En leuk, want wie houdt er niet van koffiedrinken en borrelen?) 

Stap in dat bootje

Inmiddels is van eilandcultuur geen sprake meer. Ik word zo geweldig ontzorgd door onze stafafdelingen! We voelen de urgentie om elkaar te helpen omdat we elkaar kennen en omdat we veel beter weten waar ons werk aan bijdraagt. We geven meer complimenten en halen meer voldoening met ons werk. En het leukste: we hebben steeds meer successen te vieren. Want één ding is zeker: sinds deze samenwerking gaan we harder op onze doelen af dan ooit. 

Merk jij ook dat eilandjes onnodig veel tijd en energie kosten in jouw bedrijf en wil je dit doorbreken? Wacht niet tot de ander een brug bouwt, maar stap zelf in het bootje.