Frequent verzuimgesprek formulier

Hoe gebruik je een formulier bij een frequent verzuimgesprek?

Tijdens een frequent verzuimgesprek bespreek je de regelmatige ziekmeldingen van een medewerker. Het doel daarvan is om het frequente verzuim uiteindelijk te voorkomen. Omdat er veel naar boven kan komen tijdens zo’n frequent verzuimgesprek komt een formulier goed van pas. Maar let op: je mag niet direct vragen naar de oorzaak van het verzuim, en mag dit dus ook niet noteren, zelfs als de medewerker je dit toch vertelt. Het is wel handig om te weten of de oorzaken werkgerelateerd of privégerelateerd zijn. Dit mag je vragen en opschrijven.

Zie een formulier bij een frequent verzuimgesprek vooral als middel om afspraken vast te leggen. Dit helpt je om in een later gesprek op de afspraken terug te komen en vervolgstappen te zetten.

Format van een frequent verzuimgesprek

Een frequent verzuimgesprek volgt een bepaald format. Het is dus handig als je frequent verzuimgesprek formulier daarop aansluit. Check hieronder het meestvoorkomende format van een frequent verzuimgesprek:

1. Doel van het gesprek bespreken. Hierbij is het belangrijk dat je je zorgen uitspreekt en aangeeft dat de medewerker niet in de problemen zit, maar dat je diegene graag wilt helpen om het verzuim te voorkomen.
2. Feiten benoemen. Je bespreekt hoe vaak, hoe lang en wanneer de medewerker in de afgelopen tijd afwezig was. Zoek dit van tevoren goed uit.
3. Oorzaak achterhalen. Again, je mag hier niet direct naar vragen vanwege de AVG. Maar je kunt wel vragen stellen om een idee te krijgen. Check ons artikel over het verzuimgesprek om inspiratie op te doen. Waarom deze stap zo belangrijk is? Omdat je wilt weten of de oorzaken werk- of privégerelateerd zijn. Dan weet je of jij als werkgever ondersteuning kunt bieden.
4. Oplossingen zoeken. Laat je medewerker hier het voortouw in nemen, maar denk met diegene mee. Zelfs als de oorzaken van het verzuim privé zijn, kun je meehelpen met oplossingen bedenken en ondersteuning bieden.
5. Afspraken maken en opschrijven. Dit moeten concrete afspraken zijn en realistische stappen die jij of de werknemer zelf kan zetten. Zo hebben jullie beiden houvast en voelt de medewerker zich gemotiveerd om actie te ondernemen. Ook kun je tijdens een volgend gesprek makkelijk terugkomen op de gemaakte afspraken.

Voorbeeld frequent verzuimgesprek formulier

Check hieronder ons voorbeeld van een frequent verzuimgesprek formulier. Feel free om ’m over te nemen en aan te passen naar jouw wensen.

Formulier frequent verzuimgesprek

Key takeaways

• Een frequent verzuimgesprek formulier gebruik je om afspraken rondom frequent verzuim vast te leggen.
• Zo’n formulier volgt het format van een frequent verzuimgesprek, waarbij je eerst de situatie bespreekt, vervolgens de oorzaak achterhaalt en daarna oplossingen bedenkt en afspraken maakt.
• Let op: je mag niet direct vragen naar de oorzaak van frequent verzuim en dit dus ook niet noteren.
• In dit artikel vind je een voorbeeld van een formulier voor een frequent verzuimgesprek.